Как показывает опыт, воровство в зале - это только вершина айсберга. «Клубок махинаций», начинающийся в зале, может привести, например, в отдел закупок или на кухню. «Шведский стол» и банкеты также часто оказываются поводом поживиться за счет клиента.
Как показывает опыт, воровство в зале - это только вершина айсберга. «Клубок махинаций», начинающийся в зале, может привести, например, в отдел закупок или на кухню. «Шведский стол» и банкеты также часто оказываются поводом поживиться за счет клиента.
Рассмотрим возможные схемы обмана на кухне, а также методы борьбы с ними средствами систем автоматизации.
Махинации при закупках
Откат: порочная практика или традиция?
Википедия определяет «откат» как специфический вид взятки, состоящий в том, что ответственное лицо заказчика, влияющее на выбор подрядчика или поставщика, получает от последнего определенный процент от суммы заказа в качестве «благодарности» за выбор.
Не секрет, что так называемые «откаты» имеют богатое прошлое. История России отмечает существование так называемой откупной системы еще в XIX веке. Самыми богатыми людьми в то время были «откупщики», торговцы спиртными напитками, дававшие взятки для получения наилучших условий продажи спиртного на конкретных территориях определенных территорий.
Сегодня наиболее распространены следующие формы откатов:
· «скидка»,
· «надбавка сверх цены в прайсе»,
· «скидка и надбавка».
Как же бороться с откатами? Выявить сам факт этого мошенничества зачастую бывает непросто. Ресторан несет убытки по совершенно, казалось бы, непонятным причинам…
Хорошая новость для рестораторов: современные средства автоматизации помогают контролировать бизнес-процессы ресторанов, предотвращая обман.
1. Анализ закупочных цен. Программный продукт «Трактиръ: Head-Office», предназначенный для ведения управленческого учета в ресторанном бизнесе, позволяет сделать эту процедуру предельно простой. Формируются необходимые отчеты, проанализировав которые управляющий или владелец ресторана сможет сделать вывод о том, имело ли место мошенничество.
2. Сравнение цен поставщиков. Этот удобный отчет, формируемый системой «Трактиръ», позволяет быстро заметить «подозрительную» разницу в ценах.
3. Контроль себестоимости блюд. Еще одна возможность отследить махинации с ценами.
4. Личное участие руководства в оформлении договоров на поставку. Бдительность не повредит!
5. В программном продукте «Трактиръ» заложен механизм информирования о критических операциях.
Как это работает?
Если в накладной цены оказываются больше тех, что прописаны в договоре, у ответственного сотрудника тут же появляется сообщение о критической операции. Например, такое:
Параллельно с возможностями системы не следует забывать и про административные меры:
· распределение зон ответственности среди сотрудников, от заказа продуктов до их оприходования,
· организация рабочего места для приемки товаров (наличие напольных весов, доступа к базе данных и т.п.),
· исключение закупок на рынке или в магазине.
Махинации на кухне
Самые распространенные разновидности махинаций на кухне:
· пересортица, недовложение,
· завышение отходов при разделке,
· списание на служебное питание без ТТК.
Как с этим бороться?
На помощь приходят возможности все того же программного продукта «Трактиръ». Рассмотрим каждый из перечисленных пунктов отдельно.
· При пересортице и недовложениях рекомендуется проводить анализ излишков по наиболее дорогим
Следует также проверять закладки в действующих ТТК.
· Завышение отходов при разделке – один из вариантов хищения на кухне, которое, как правило, реализует группа лиц. Как показывает опыт, эта схема мошенничества «приживается» на предприятиях, где нет четкой системы документации и контроля. В итоге удается списать в качестве брака значительное количество продукции, а себестоимость формально возрастает на 30-50%.
Средства автоматизации помогают выявить подобное мошенничество. Формируются отчеты, которые позволяют проанализировать соотношение выручки в разрезе заказов и списываемых продуктов.
Эффективные административные меры:
1. Наличие собственного разделочного цеха.
2. Отдельное помещение для хранения.
3. Назначение материально ответственного лица.
4. Контроль отклонений от норм разделки.
Остановимся на последнем пункте – отклонения от норм разделки. Программный продукт «Трактиръ: Head-Office» позволяет их контролировать путем заполнения норм выхода полуфабрикатов с последующим формированием документа «Акт разделки мяса, сырья». Так осуществляется контроль отклонений от норм разделки и корректного распределения себестоимости.
· В случаях списания на служебное питание без ТТК рекомендуется исключить списание поварами продуктов «валом».
Ни в коем случае не следует кормить персонал по «гостевому» меню! В системе необходимо завести специальное меню для питания сотрудников. Программные средства «Трактира» позволяют это сделать довольно просто, способствуя предотвращению еще одной схемы мошенничества.
Административные меры:
· не завышать остатки на кухне,
· ввести коллективную материальную ответственность,
· платить сотрудникам достойную заработную плату, чтобы не возникало мыслей об обмане. Хороший доход для хороших кадров – это выигрышная политика, так как в обратном случае добросовестный сотрудник без труда найдет другую работу, а недобросовестный украдет то, что ему «не доплачивают».
Шведский стол – «черная дыра» или прибыльное дело?
Сначала рассмотрим преимущества этой формы обслуживания. Шведский стол - простая форма организации питания, популярная среди клиентов и значительно сокращающая затраты ресторатора на персонал. Эта демократичная схема позволяет гостям поесть разнообразно и быстро, выбрав блюда по своему вкусу. Удобна при обслуживании больших групп посетителей.
В числе недостатков шведского стола:
· неопределенность себестоимости,
· неопределенность прибыли,
· учет продуктов,
· злоупотребления персонала.
Раньше контролировать расходы по этой статье было довольно сложно. Единственной возможной мерой контроля было проведение инвентаризации (раз в месяц). Если выявлялась недостача – все списывалось на шведский стол.
Средства автоматизации позволяют контролировать этот процесс, упорядочив учет и в рамках шведского стола. Рассмотрим на примере «Трактиръ: Head-Office». Система позволяет сформировать «Отчет шведского стола». Сначала необходимые для отчета данные заполняет шеф-повар или начальник производства.
Графа 1 показывает, сколько единиц блюда было приготовлено и отправлено в зал.
Графа 2 отражает остаток продукции на конец смены.
Графа 3 – то, что было передано со шведского стола на служебное питание.
Графа 4 – испорченная продукция.
Графа 5 – сколько единиц блюд было реализовано гостям.
После этого «Трактиръ» формирует отчет:
На основании документов видим:
Махинации на банкетах
Обман на банкетах – еще один из распространенных способов обмана. Для кого-то банкет – это праздник, а для некоторых нечестных сотрудников ресторана еще и неплохой повод разжиться за счет клиента. Вот некоторые схемы мошенничества и методы борьбы с ними.
Присвоение предоплаты.
Методы борьбы:
· отказаться от выписки чеков «от руки»,
· фиксировать предоплату в системе учета,
· копию чека сдавать в бухгалтерию,
· сверять данные системы с копиями чеков.
Продажа несуществующих услуг.
Методы борьбы:
· гость должен получать на руки подробную спецификацию блюд и услуг,
· копия выдается администратору банкета.
«Закрытие» недостачи продуктами, оставшимися после банкета.
Методы борьбы:
· закупать продукты непосредственно под банкет.
В этом помогут средства программного продукта «Трактиръ»: создание документов «План-меню» и «Требование в кладовую».
Вместо резюме. Как видите, схем воровства на кухне довольно много, но бороться с ними можно и нужно. Возможности современных систем автоматизации ресторанного бизнеса приходят на помощь, сокращая процент случаев обмана, способствуя росту дохода заведения и повышению лояльности посетителей. «Честный ресторан» - это место, куда гость всегда захочет вернуться и привести своих друзей, знакомых, коллег.
Источник на сайте СофтБаланс
