Обычный товароучет не регулируется законом. Вы можете не вести его, а если где-то ошибетесь, никаких санкций не будет — это невыгодно вам, но не карается штрафами. Учет маркированного товара и работа с маркировкой — другое дело.
Обычный товароучет не регулируется законом. Вы можете не вести его, а если где-то ошибетесь, никаких санкций не будет — это невыгодно вам, но не карается штрафами. Учет маркированного товара и работа с маркировкой — другое дело.
Здесь постоянно нужно сканировать коды, формировать на их основе разные документы и передавать данные в «Честный ЗНАК». А любая ошибка, например, в составе кода маркировки, полученного от поставщика, может стать нарушением закона о маркировке и привести вас к штрафу.
Если делать все вручную, легко ошибиться: передать не тот код маркировки или сформировать неправильный документ. Но можно исключить ошибки и человеческий фактор с помощью ТСД — терминалов сбора данных. Расскажем, как именно они помогают работать с маркировкой, ускорить все операции и меньше ошибаться.
Что такое ТСД
ТСД, или терминал сбора данных — это мобильный компьютер со встроенным сканером штрихкодов. Он помогает сотрудникам отслеживать информацию о статусе, цене и движении товаров или основных средств. Сотрудник склада или магазина может носить его с собой, как смартфон, чтобы считывать штрихкоды и коды маркировки, отправлять данные в систему товароучета, принимать товар, обновлять информацию о ценах, собирать заказы и проводить инвентаризацию. Только в отличие от смартфона ТСД:
- Сканирует коды гораздо быстрее — обычно сканирование занимает меньше секунды.
- Сканирует даже нечеткие коды при плохом освещении.
- Лучше защищен от падения, пыли, грязи и брызг.
- Обычно имеет клавиатуру, с которой удобнее работать на складе, чем с сенсорным экраном.
- Способен проработать без подзарядки 8–12 часов, то есть всю смену.
- Поддерживает работу со специальным ПО для товароучета.
Иногда ТСД используют не только на складе или в ритейле. Например, им можно сканировать билеты на концерт, считывать инвентарные коды в крупных организациях или пользоваться как мобильным рабочим местом курьера.
В ритейле и на складах ТСД часто используют для инвентаризации — с ним можно быстро просканировать коды и сверить фактическое наличие товара с данными в товароучетной системе. Но кроме обычных штрихкодов терминалы сбора данных умеют считывать коды маркировки. Поэтому их можно применять в процессах, связанных с движением маркированного товара.
Как ТСД упрощает операции, связанные с маркировкой
Приемка товара
Сценарий. При приемке маркированного товара поставщик отправляет вам универсальный передаточный документ. В нем перечислены коды маркировки всех отгруженных товаров. Вы подписываете УПД — и система «Честный ЗНАК» получает информацию о том, что теперь вы владеете товарами именно с этими кодами.
Проблемы. Может получиться, что поставщик вписал в УПД одни коды, а отправил вам товары с другими, например, по ошибке. И вы станете владельцем товара с одним кодом, а из-за пересорта попытаетесь продать другой. Это нарушение, и за него вам могут выписать штраф.
Чтобы избежать пересортицы, нужно перед подписанием сверить все коды из УПД с кодами на пришедших товарах. Вручную это практически нереально — коды длинные, и легко перепутать букву или цифру. Плюс это займет очень много времени — приемка товара растянется на часы и потребует участия сразу нескольких сотрудников. Кроме того, в УПД код содержится не целиком, и проверить его корректность полностью без ТСД просто невозможно.
Для автоматизации можно использовать 2D-сканер — просканировать им коды на пришедших товарах, и система сама сверит их с УПД. Но тут есть проблема — даже беспроводной сканер должен быть недалеко от кассы или компьютера с товароучетной системой. То есть придется подносить каждую коробку к компьютеру, что тоже займет много времени. Кроме того, даже у очень хорошего сканера есть «усталость» — если поставка большая, то после нескольких десятков сканирований он начнет тормозить или вообще перестанет сканировать, пока не «отдохнет».
Сценарий с ТСД:
- Товар приехал к вам на склад, в товароучетную систему упал УПД.
- Сотрудники склада взяли ТСД и подошли туда, где выгрузили товар.
- Сотрудники просканировали коды маркировки на товаре. Коды автоматически ушли в товароучетную систему.
- Система сама или с помощью кладовщика сверила коды и сообщила, если есть ошибки
Весь процесс занимает меньше времени — не нужно подносить коробки и ничего сверять вручную. Плюс низкая вероятность ошибки — ведь коды считываются автоматически.
Отгрузка товара
Сценарий. Если вы поставляете маркированные товары другим продавцам, то при их отгрузке клиенту должны формировать УПД. В нем требуется указать коды маркировки каждого товара.
Проблемы. Здесь так же, как в ситуации выше, — вручную легко ошибиться: код идентификации, который надо передать, состоит минимум из 20 символов. И времени на ручной перенос потребуется слишком много.
Использовать 2D-сканер можно, но придется делать двойную работу: сначала собирать товар в соответствии с заданием на отгрузку и отвозить на пункт сборки, потом сканировать и формировать УПД.
Если где-то ошибетесь в УПД, клиент не примет товар, и придется увозить все назад и привозить заново. А даже если примет, он заметит расхождения позже, и придется формировать дополнительные документы.
Сценарий с ТСД:
- Кладовщики собирают весь заказанный товар и сразу сканируют его с помощью ТСД.
- На отгрузке товар лежит уже отсканированный, его остается только загрузить в машину.
- Просканированные коды автоматически попадают в товароучетную систему. Там формируется УПД с верными кодами маркировки.
Ввод товара в оборот
Сценарий. Если вы производите товары, подлежащие маркировке, вы должны заказывать для них коды в «Честном ЗНАКе», печатать, наносить на товар и вводить этот товар в оборот.
Проблемы. Коды маркировки приходят из подсистемы «Честного ЗНАКа», Станции управления заказами. А вводить их в оборот нужно в личном кабинете «Честного ЗНАКа». Обычно коды заказывают заранее в больших объемах — после заказа их нужно ждать несколько дней, и проще сразу иметь в резерве несколько тысяч кодов, чтобы быстро наносить на товар.
Когда в личном кабинете лежат тысячи кодов «про запас», при вводе в оборот легко ошибиться и выбрать не тот — например, распечатать и наклеить код маркировки на творог, а в оборот ввести код от молока. Плюс поиск нужных кодов отнимает много времени.
Вариант сценария с ТСД:
- В «Честном ЗНАКе» вы заказываете коды маркировки для новой продукции и печатаете их.
- Сотрудники склада берут ТСД и распечатанные коды.
- Приходят к товару, приклеивают код, сразу же сканируют его и видят, что наклеили нужный код.
- Код уходит в товароучетную систему, и оттуда вы вводите его в оборот.
Еще удобнее, если у вас есть мобильный принтер этикеток. Тогда сотрудник может с ТСД сразу печатать код, наносить его и сканировать — все быстрее, чем за минуту.
Сканирование и выбытие пришедшего сырья
Сценарий. Иногда в автосалонах используются промаркированные шины не для продажи, а для комплектации автомобилей. Например, автомобильный салон принимает промаркированные шины, чтобы продать их в составе автомобиля. В такой ситуации нужно провести выбытие шин: просканировать код и отправить данные об этом в «Честный ЗНАК».
Или, например, закончился срок годности на лекарственные препараты. Такие лекарства подлежат списанию — для этого их необходимо вывести из оборота.
Проблемы. Вручную это делать долго и неудобно. А иногда вообще невозможно оборудовать ни на заводе, ни на складе точку для сканирования.
Сценарий с ТСД:
- Товар, который нужно вывести из оборота, лежит на складе.
- Сотрудник склада подходит к товару с ТСД и сканирует коды маркировки.
- Информация со сканера сразу уходит в товароучетную систему. А система оповещает «Честный ЗНАК» о выбытии.
С чем еще может помочь ТСД
ТСД применимы не только в операциях, связанных с маркировкой. С ними можно ускорить и упростить и другие процессы:
Инвентаризация. Не нужно ходить с бумажкой и сверять товары из списка с товарами на полках. Можно сканировать штрихкоды и отправлять информацию об актуальном наличии в товароучетную систему.
Проверка цен и переоценка. ТСД можно дать сотруднику торгового зала, чтобы он сканировал товары и сверял данные с ценников с информацией из товароучетной системы. А можно снарядить его еще и мобильным принтером — тогда он сможет прямо с ТСД отдавать команду на печать актуального ценника.
Учет основных средств. С помощью ТСД можно облегчить инвентаризацию всего оборудования на балансе организации — точно так же, как инвентаризацию на складе. Сотрудник просто ходит по офису или производству с терминалом и сразу вносит данные о наличии и состоянии основных средств.
Сокращение очередей. Иногда очереди бывают очень большими, например, в точках общепита в торговых центрах. Тогда сотруднику можно дать ТСД — он прямо в очереди просканирует товар в корзине или примет заказ и отправит результат на кассу для пробития чека. Это поможет ускорить обслуживание.
Предлагаем ознакомиться с другими интересными статьями:
Как ритейлу не получить штраф из-за маркировки: чек-лист
Штрафы за нарушение маркировки
Источник: блог АТОЛ
