Всем известно, что автоматизация существенно помогает на всех этапах работы компании, начиная от заказов поставщика или оприходования товара, заканчивая анализом деятельности. Однако, как и в любом деле, в процессе автоматизации есть свои особенности, зная которые, можно существенно сберечь время, деньги и нервные клетки, которые, как известно, не восстанавливаются. Сегодня мы решили поговорить о том, на что стоит обратить внимание руководству компании в процессе автоматизации своего предприятия.
С чего начать?
Не пытайтесь автоматизировать предприятие за неделю до открытия! Кажущееся очевидным замечание о том, что автоматизацию нужно планировать заранее, на деле регулярно опровергается. Видимо, этот этап в создании нового предприятия все ещё подсознательно считается не слишком важным. Поэтому, пожалуйста, не будьте наивны! На выбор программного обеспечения, оборудования для автоматизации, поставщика решения, на прокладку сети, установку и настройку программы и оборудования, обучение сотрудников, ввод начальных данных, - на всё это потребуется определенное время, даже если вы владелец совсем небольшого магазина. У сетевых форматов организационные вопросы могут занимать от двух-трёх до шести-двенадцати месяцев.
Компания-автоматизатор
Выбор компании-автоматизатора - вопрос непростой. Если компания осуществляет часть услуг, то не исключён тот факт, что в случае сбоя в системе проблему неисправности будет найти очень сложно. Поэтому идеально, когда одна компания обеспечивает внедрение системы автоматизации, начиная от анализа потребностей предприятия, установки оборудования и программного обеспечения и заканчивая обучением специалистов ведению учёта. В этом случае вы получите гарантированную помощь. Если же универсальную компанию найти не удаётся, попросите компанию, предоставляющую часть оборудования, порекомендовать партнёров для внедрения системы автоматизации. В этом случае вы можете быть уверены, что компании работают в тандеме и в случае форс-мажоров не будут обвинять друг друга в не качественной работе или плохом оборудовании.
Рекомендуем заключить договор на техническое обслуживание системы: компания, которая занималась внедрением, детально знает проект и быстро устранит неисправность. Для того, чтобы решить проблему, другая приглашённая компания вынуждена будет сначала изучить проект и только после этого найдёт неисправность.
Контроль за исполнителями
Обратите внимание на количество сотрудников в компании. Достаточно ли их для поддержки вашего проекта? Будет ли развиваться проект, если руководитель заболеет? Профессионально ли сотрудники отвечают на ваши вопросы, приводят ли примеры из уже совершённых внедрений? Охотно ли дают контакты своих клиентов для рекомендаций? И, наконец, приятно ли с ними общаться? На все эти моменты следует обратить внимание при выборе компании-автоматизатора, ибо именно от этого зависит эффективность нововведений.
Кстати, отсутствие руководителя проекта с вашей стороны, может существенно замедлить процесс или вовсе привести к нежелательному результату. Поэтому рекомендуем заранее выбрать ответственного за проект сотрудника, наделенного полномочиями решать большинство организационных и финансовых вопросов. Он должен чётко понимать: в каком месте поместить сервер, какую стену можно сверлить для прокладки провода локальной сети.
Программное обеспечение
От правильного выбора программы зависит очень многое: наличие важных для работы функций, количество моделей подключённого торгового оборудования, возможность работы в сети предприятий, управление производством и т.п. Так как же выбрать программное обеспечение, подходящее по функциональным возможностям именно вашему предприятию? Сравнение всех продуктов на рынке практически невозможно из-за большого количества предложений, поэтому попробуем дать несколько общих советов.
Выбирайте программный продукт, который уже давно существует на рынке - это говорит о большом опыте производителя. Хорошая постоянная обратная связь от пользователей даёт определённую гарантию того, что большинство ошибок исправлено и продукт работает стабильно. Положительным фактором является и большое количество партнёров, осуществляющих внедрение и поддержку продукта. Не покупайтесь на дешевизну и простоту программного обеспечения: вы рискуете недополучить ряд необходимых в работе отчётов. Важна эргономика программного обеспечения. Например, в системе «ДАЛИОН: Управление Магазином» созданы удобные автоматизированные места оператора и товароведа, которые существенно упрощают обычные операции по приходу и переоценке товаров, оперативно показывают итоговые суммы на кассовых станциях, позволяют иметь на одном экране «горячие» объекты с которыми работает пользователь: документы, отчёты, обработки. Если добавить к этому возможность корректировки информации (количество, склад, наценка и пр.) сразу в нескольких строках документа, то станет понятно, что работать с таким функционалом быстрее, а значит эффективнее, чем при его отсутствии.
Обученный персонал
Все мы знаем, к чему приведёт появление на дороге автомобиля, водитель которого плохо обучен вождению. Конечно, автоматизация предприятия не столь опасна как автомобиль, однако необученные работе с программой сотрудники могут значительно сократить экономические показатели компании. Представьте, как может вырасти очередь в кассу, если кассир не знает, как ввести в программу товар, штрих-код которого не читается сканером. Сколько времени потратит товаровед на исправление ошибки, допущенной им самим? Некомпетентность персонала негативно скажется на обслуживании клиентов и увеличит финансовые затраты предприятия. Этого можно избежать, организовав обучение сотрудников.
Эпилог
В заключение отметим важный момент: никакое программное обеспечение не сможет решить поставленные задачи, если в организации нет порядка в существующем учёте. С помощью системы автоматизации можно ускорить и упростить выполнение уже налаженных бизнес-процессов. Ожидать получение отлаженной схемы работы при её изначальном отсутствии утопично. В этом случае для начала стоит обратиться в консалтинговое агентство для организации грамотного учёта.
Журнал "АтолДайджест"
