Ресторанный рынок в сегодняшних условиях стремительно меняется, и у всех его участников есть повод для беспокойства. В первую очередь задумываются о будущем небольшие одиночные рестораны, наиболее сильно ощущающие на себе конкурентное давление со стороны крупных сетевых игроков, поэтому нельзя отрицать преимущество внедрения автоматизированной системы управления в ресторане.
Ресторанный рынок в сегодняшних условиях стремительно меняется, и у всех его участников есть повод для беспокойства. В первую очередь задумываются о будущем небольшие одиночные рестораны, наиболее сильно ощущающие на себе конкурентное давление со стороны крупных сетевых игроков, поэтому нельзя отрицать преимущество внедрения автоматизированной системы управления в ресторане.
Автоматизированная система ускоряет процесс обслуживания, что очень важно для гостей, и делает работу заведения более комфортной и эффективной для руководства и обслуживающего персонала. Насколько часто, попадая в незнакомое место, вы в поисках обеда отдаете предпочтение невкусному фастфуду, а не маленькому ресторанчику? Почти всегда! Потому что, забегая в фастфуд, Вы уверены, что быстро получите свою порцию еды и точно отсчитанную сдачу. Если все-таки выбрали ресторанчик со вкусной и здоровой едой, то вам наверняка предстоит долгое ожидание подачи блюд, а потом (возможно, еще более долгое) ожидание расчета, а сумма за обед может оказаться значительно выше той, что заявлена в меню. В результате можно сделать вывод, что владельцы небольших заведений, где нет автоматизации, теряют клиента из-за долгой бумажной писанины, несогласованности работы официанта, бармена, повара, и долгих, мучительных расчетов итоговой суммы. Есть причины задуматься
К сожалению, эпоха легких денег закончилась, как для посетителей ресторанов, так и для рестораторов. Кризис заставляет предпринимателей позаботиться об оптимизации бизнеса. Просто сэкономить на расходах не удастся это неминуемо скажется на качестве услуг. Поэтому опытные руководители фокусируют внимание в первую очередь на повышении эффективности, снижая издержки и изыскивая новые возможности для увеличения прибыли. Не секрет, что значительная часть прибыли бывает недополучена вследствие сбоев поставок, недостаточного профессионализма и злоупотреблений персонала. Для небольшого кафе это особенно чувствительно, поэтому владельцы таких заведений нуждаются в эффективных инструментах управления финансовыми, материальными и человеческими ресурсами ничуть не меньше, чем владельцы крупных ресторанных сетей. Изначально правильно выстроенная система управления может стать для кафе той самой точкой опоры, которая позволит развить заведение или создать ресторанную сеть, тиражируя успешную концепцию. Новые решения предоставляют в распоряжение владельцев небольших заведений технологии, доступные ранее только пользователям «больших» ERP-систем.
Основными видами проявления эффекта от применения комплексов автоматизации, по данным современной ресторанной науки, являются экономия, производительность труда, качество обслуживания и новые возможности. Стоит сразу отметить третий пункт. Очевидно, что при современном уровне конкуренции маленький ресторан не значит «некачественный», то есть не означает пониженное качество сервиса. А комплекс автоматизации позволяет, в первую очередь, получить более четкое и грамотное обслуживание посетителей. Это более быстрый прием и приготовление заказа, детальная информация в счете, а также возможность получить любые другие данные о калорийности, пищевой ценности, размере скидок и многое другое. К качеству также имеют отношение и новые возможности. Это второй принципиальный момент система автоматизации позволяет решать такие задачи, которые при ее отсутствии были недоступны или несоизмеримы по затратам, например, сложные программы лояльности скидки, карты постоянных клиентов, системы кредитов... Все эти вещи усиливают, подчеркивают персональный подход к каждому гостю, что актуально не только для ресторана высшей категории, но и крайне важно для маленького заведения, особенно в условиях кризиса. Среди новых возможностей сами рестораторы отмечают прямо-таки «серебряные пули» против кризиса, особенно на малом предприятии. Система автоматизации дает возможность ежедневно оценивать эффективность работы каждого сотрудника в объективном количественном измерении от посудомойки до администратора. В нынешние времена это отличная возможность дополнительной мотивации сотрудников, а также стимуляции их общей слаженной работы.
Что касается первых двух пунктов - экономии и производительности труда, то это количественные аспекты. В данном случае показатели эффективности системы можно измерить, сравнить и оценить. Еще одна важная функция комплекса автоматизации из раздела «экономия» контроль над персоналом. Как известно это больное место предприятий общепита. Опыт внедрения систем автоматизации на предприятиях питания показывает, что контроль позволяет сэкономить до 20 % выручки за счет исключения воровства и других злоупотреблений. Очевидно, что даже для маленького заведения столь актуальная в условиях кризиса экономия будет куда больше не при отказе от автоматизации, а, наоборот - при ее применении. Понятно, что следует иметь в виду и период окупаемости системы, но сами рестораторы, в том числе владельцы маленьких заведений говорят, что автоматизация необходимое вложение. Более того, если речь идет об открытии нового заведения, откладывать на потом крайне не рекомендуется. Автоматизация сильно влияет на стиль работы и психологию персонала, которую потом сложно будет перековать с «бумажки» на POS-терминал. Речь здесь идет не об обучении, которое сложностей не вызывает, а именно о психологических аспектах. Многие компании из сферы общественного питания считают, что автоматизация это серьезные затраты, но автоматизация это не просто какая-то программа с оборудованием. Автоматизация это конкретное решение проблем любой компании. На вопрос: сколько стоит автоматизация можно задать встречные вопросы: а сколько стоят ошибки при приемке товаров на склад и инвентаризации? Сколько стоят «трюки недобросовестного персонала? Сколько стоят недовольные качеством и временем обслуживания клиенты? Разумеется, сейчас сложное время для небольших ресторанов и кафе. И если раньше управляющий мог допустить, что от 7 до 15 % выручки попадает в карманы официантов и кассиров, минуя кассу, то сейчас каждый клиент и каждая копейка на счету. А борьба с воровством невозможна без автоматизированного учета. Автоматизация же решает все перечисленные проблемы. Автоматизация это не затраты, это экономия и победа над постоянно растущими издержками. Важно, что с вводом системы автоматизации появляется возможность внедрять различные дисконтные программы и кредитование для постоянных клиентов и местных жителей, считать скидки и бонусы будет компьютер на основании предложенных вариантов, а официант не будет забивать голову сложными расчетами. В среднем срок окупаемости системы автоматизации для небольшого ресторана составляет 3-4 месяца при минимальном наборе модулей и компонентов.
Критерии выбора информационной системы и оборудования
Несомненно, для небольших ресторанов и кафе, тем более в нынешнее время, очень важным критерием при выборе системы автоматизации является цена. На нашем рынке существует масса технологичных функциональных решений для автоматизации небольшого общепита. Самое главное это автоматизировать весь цикл работы от приемки ингредиентов, приготовления блюд до непосредственной реализации. Данные бизнес-процессы являются общими для любых ресторанов и кафе. Важна аналитика для руководителя. Что касается систем лояльности это важный момент, но для неавтоматизированных предприятий надо начинать с настройки общего учета, а после этого задуматься над маркетингом, оценками работы персонала и т.д.
Для небольшого ресторана наиболее важным критерием при выборе оборудования для автоматизации является его надежность, так как в больших ресторанах, где используется несколько точек ввода заказов, всегда можно обойтись меньшим количеством терминалов, чтобы не закрывать ресторан на время ремонта оборудований. Надежность терминалов определяется по их функционалу это, прежде всего, безвентиляторное и пылевлагозащищенное исполнение, металлический корпус и по возможности модульное исполнение для быстрой замены вышедших из строя модулей.
По функциональности программное обеспечение для небольших ресторанов мало чем отличается от программного обеспечения для крупных ресторанов и клубов. И там и там используются основные модули ввода и расчета заказов, модули построения отчетов, программ складского учета и расчета калькуляционных карт. Функционал основных модулей может расширяться дополнительными модулями, такими как дисконтные системы, системы тарификации бильярда и караоке, авторизации кредитных карт и видеонаблюдения. При выборе системы автоматизации мы рекомендуем обратить внимание на масштабируемое программное обеспечение для небольших ресторанов, то есть начинать можно с основных программ ввода заказа и расчета, постепенно расширяя функционал калькуляционными программами, дисконтными и бонусными системами, модулями доставки и видеонаблюдения за кассовыми операциями.
Тенденция снижения общего количества посетителей в ресторанах заставляет их владельцев гораздо внимательнее относиться к задаче удержания старых и привлечения новых гостей. Рестораторы изобретают интересные антикризисные предложения, вводят бонусы для постоянных гостей, но одним из главных конкурентных преимуществ по-прежнему является профессиональный и мотивированный персонал. Все антикризисные меры в части управления бизнесом, а также самые лучшие идеи по привлечению гостей будут бесполезны, если сотрудники ресторана не заинтересованы в успехе лично и относятся к работе формально. Современная информационная система позволяет обеспечить гостеприимство в зале и бесперебойную работу на кухне, автоматизируя не только кассу и склад, но и мотивацию персонала, оптимизацию финансов, программы лояльности, событийный видеоконтроль и даже управление музыкой, звучащей в ресторане. По результатам исследований, при внедрении такой системы путем оптимизации бизнес-процессов и сокращения издержек можно сэкономить до 25 % операционных затрат. Проект окупается очень быстро за счет повышения эффективности бизнеса, снижения потерь от злоупотреблений, оптимизации продуктовых запасов и закупочных цен, продуманной финансовой политики, а также увеличения прибыли за счет роста количества гостей.
Сейчас рынок систем автоматизации для ресторанов достаточно насыщен. Есть и так называемые экономичные и даже совсем бесплатные решения (open source). Возможность сэкономить на автоматизации для малого предпринимателя все-таки есть, и заложена она не в функционале системы, а в гибкости конфигураций. Например, небольшой ресторан или кафе может обойтись всего одной инсталляционной лицензией, которая позволяет вести работу фронт- и бэк-офиса. При этом программное обеспечение может быть установлено сразу на нескольких компьютерах, правда, с ограничением возможности одновременной работы с сервером.
Несколько сократить расходы небольшим заведениям можно и на брендах оборудования, которых сейчас достаточно много. Однако здесь следует помнить о различных условиях гарантийного обслуживания и технической поддержки, которая, несомненно, нужна всем, а маленьким заведениям особенно, поскольку они не могут себе позволить содержать штатного системного администратора.
Эксперты рекомендуют
Если говорить об оборудовании, то наибольшую популярность в последнее время приобретают сенсорные терминалы ввода и расчета заказов. Для ресторанов и кафе используются POS-системы, в состав которых входит оборудование: фискальный peгистратор или принтер; сенсорные моноблоки с влагонепроницаемым экраном увеличенного размера, как минимум 12" (лучше 15" для расположения на сенсорном экране максимального количества функций); моноблочная конструкция позволяет исключить лишние провода, что повышает безопасность эксплуатации: сейчас стал актуален ридер магнитных карт; денежный ящик; дисплей покупателя (для ресторана/кафе) не является обязательным.
Если говорить о программном обеспечении, то все чаще владельцы предприятий общественного питания, выбирая систему автоматизации, начинают понимать, что каждая дополнительная функция в программном обеспечении добавляет стоимости к общей по всему решению. При этом не нужно забывать, что техническая поддержка необходима предприятию любого формата. Но однозначно: чем проще программное решение, тем реже вы будете обращаться в службу поддержки. Кроме того, хорошее начальное обучение работе с программным продуктом также является залогом минимального числа обращений в службу технической поддержки».
В заключении хотелось бы еще раз отметить, что система автоматизации незаменима в деле повышения качества обслуживания и производительности труда, а также снижения издержек и злоупотреблений персонала. Сегодня человек, решивший открыть ресторан или кафе, начиная изучать новый для себя бизнес, в списке «предметов первой необходимости» видит систему автоматизации. Как на современном складе не обойтись без автопогрузчика, так и компьютерная автоматизация практически всех бизнес-процессов стала стандартом в ресторанном бизнесе.
